Quem não gosta de reuniões é porque provavelmente não teve a experiência de participar de cerimônias bem conduzidas. Essa é a reflexão que sempre faço quando organizo minha agenda, como fiz agora no início de 2023. E não é que eu morra de amores pelas reuniões, porém, como lidero uma área com mais de 50 pessoas e outra com 3, desempenho grande parte do meu trabalho dentro desses encontros, seja para gerar alinhamento com o time ou então tomar decisões.

Porém, é fato que se eu não tomar cuidado com a minha agenda ela começa a ficar cheia de encontros que facilmente poderiam ser substituídos por um email. Por isso, trimestralmente tiro um dia para analisar que tipo de reuniões estão sendo inseridas na minha agenda e reorganizar ela para que eu consiga deixar somente o que é realmente essencial.

Como líder, além de manter as pessoas alinhadas e auxiliar na tomada de decisão, também tenho o papel de treinar meus liderados. São três tarefas bem complexas e que requerem bastante tempo. Porém, ao analisar minha rotina, percebi que existe uma reunião em especial que eu consigo executar esses três pontos de uma só vez, sendo assim a reunião que mais traz impacto positivo para o meu dia a dia e para a organização.

Essa reunião é a 1:1 (one-on-one ou um-a-um), que consiste em um encontro individual com cada um dos meus liderados de forma recorrente. Nesses momentos, nós discutimos três principais pontos:

• Qual o status dos projetos estratégicos e áreas de responsabilidade do liderado;
• Quais os desafios ele está enfrentando e como pensou em resolvê-los;
• Como posso ajudá-lo a resolvê-los;

Sendo um encontro só entre nós dois, o liderado se sente à vontade para ser direto e específico sobre todos os problemas que está enfrentando e eu também consigo ser direto e incisivo em todas as colocações que faço. Isso cria um espaço seguro onde em um curto espaço de tempo conseguimos discutir muitos tópicos de forma aberta e tomar decisões rápidas.

Essas reuniões normalmente tem entre trinta minutos e uma hora e podem ser feitas em uma frequência que varia de semanal a mensal. O que vai definir a duração e frequência é o quão volátil é a área de atuação do liderado e quanta experiência ele já tem nesse contexto. Com as principais lideranças da empresa, costumo manter esse momento de forma semanal durante uma hora.

Se você nunca teve uma 1:1 e ficou interessado na ideia, não se preocupe demais com os detalhes de qual vai ser exatamente a pauta, duração e frequência. A máxima que eu levo quando quero começar algo novo é: "primeiro comece, depois fique bom". O que eu sugiro como um bom roteiro de implementação é:

• Escolha UM liderado para começar a ter 1:1, de preferência o que você acredita que será o mais receptivo à ideia (não tente implementar com todos de uma vez);
• Defina uma frequência e cadência que fique fácil de manter (para começar, trinta minutos semanalmente é uma boa pedida), o mais importante é manter a constância;
• Explique para ele o objetivo da reunião (pode mandar esse artigo aqui para ele ler) e peça para ele chegar preparado para discutir os tópicos;
• Faça a primeira reunião, entenda o que funcionou e o que não funcionou e faça ajustes para a seguinte;
• Quando sentir que a cerimônia já está rodando bem com UM liderado, vá adicionando GRADATIVAMENTE reuniões com os outros, de forma que você entenda como não ficar sobrecarregado de reuniões;
• Reserve um tempo para reflexão frequentemente, entenda o que está funcionando e o que não está e faça adaptações;

No início, pela falta de costume, as reuniões podem parecer truncadas. O segredo é manter a constância, pois conforme você e seu liderado constroem o hábito de conversar de forma profunda sobre os desafios e vão adquirindo confiança um no outro, cada vez mais se torna um momento indispensável na rotina de ambos. E você? Pretende implementar reuniões recorrentes com seu liderado? Já possui elas? Me conta pelo instagram @felipeadamoli ou pelo email felipeadamoli@gmail.com quais são tuas experiências e dificuldades com as 1:1 que eu te ajudo a deixá-las cada vez melhores!