Eu sempre soube que priorizar era importante, só não sabia como fazer. Por muito tempo até achei que sabia e no início de cada ciclo de planejamento acreditava que tinha feito um bom trabalho, mas no fim sempre escolhia pontos de mais para serem executados e ficava frustrado por não atingir os resultados que queria.
Porém, em dado momento percebi que para ganhar é necessário perder. Entendi que não é possível ser bom em tudo e que a melhor forma de priorização é escolher ser excelente em poucas coisas e aceitar ser ruim em todas as outras. Quando passei a encarar o processo de priorização dessa forma, entendi que não adianta perseguir diversos objetivos de forma rasa e superficial, mas sim definir poucas iniciativas e gerar avanços significativos dentro delas, buscando a excelência.
A partir disso busquei entender como era a melhor forma de chegar a esses poucos objetivos, principalmente olhando para o que deveríamos perseguir como empresa na nave.rs. Após muitas tentativas, acabei chegando a um método simples. Primeiramente listo todas as possibilidades de iniciativas que temos para a empresa. Somente listar, escrevendo uma depois da outra, sem preocupação, ainda, em tentar entender o que será o mais importante. A partir dessa lista extensiva, eu consigo esvaziar a minha cabeça, sabendo que tudo já está no papel e que agora posso focar no próximo passo: classificar as tarefas para decidir o que vou fazer e o que vou deixar de fazer, sabendo o impacto que essas decisões vão gerar.
Depois de tudo listado, a meta passa a ser ranquear os objetivos. Conforme vou escrevendo, ao natural já se destacam quais ações vão gerar o maior impacto no negócio. Porém, caso eu esteja com dificuldade de priorizar, gosto de usar alguma ferramenta para me auxiliar, como a Matriz de Eisenhower, que faz uma classificação comparativa de acordo com a urgência e a importância da ação que precisa ser tomada.
É normal nessa etapa perceber que várias iniciativas que eu julgava serem muito importantes, quando colocadas em comparação com outras, passam a parecer algo trivial. Com base nisso, já consigo sair com uma lista bem menor e melhor definida de onde devo focar.
Porém, após fazer essa primeira classificação ainda existe uma chance muito grande de que eu esteja tentado a priorizar mais coisas do que eu deveria. O desafio aqui é resistir a essa tentação de seguir adiante para as próximas etapas do planejamento sabendo que não vou conseguir executar tudo que foi priorizado ou que vou ter que acabar executando de um jeito raso para conseguir atingir todos os objetivos. Por isso o que costumo fazer é uma repriorização.
Para isso, crio uma nova lista só com as tarefas que optei fazer no primeiro momento, deixando de fora tudo que já escolhi não fazer. A partir dessa nova lista, passo de novo pelo processo de entender o que é mais importante e mais urgente. Provavelmente tudo que esteja nessa lista final seja importante e urgente comparado ao todo, mas aqui o segredo é comparar entre elas, tentando entender o que é mais urgente dentre as coisas urgentes e o que é mais importante dentre as coisas importantes.
Esse não é um processo fácil e é muito comum ficar paralisado pela análise. Por isso, uma das coisas que mais me ajuda é passar por esse processo de priorização em grupo, pois ao analisarmos coletivamente as possibilidades e ouvirmos a opinião uns dos outros, normalmente fica mais fácil de ponderar e decidir. Até porque, dentro de um processo de planejamento, mais importante que o plano resultante são sempre as discussões que acontecem e o alinhamento gerado. Principalmente nesse momento de escolha de objetivos, pois ajuda todos a ficarem alinhados sobre o que vai ser feito e o porquê será feito. Passando por essa etapa final em grupo e ouvindo a perspectiva de todos envolvidos, normalmente fica mais fácil chegar a um conjunto de ações que serão a prioridade pro próximo período.
Um ponto importante é que, quando participo dessas sessões de priorização, meu objetivo é sair sentindo-me desafiado para perseguir os objetivos, mas também com a confiança de que é algo factível. Com certeza não vou sair do encontro com a visão e a certeza de tudo que será necessário fazer para atingir o resultado esperado, porém, o que não pode acontecer é sair do encontro preocupado em como vou arranjar tempo para fazer tudo que foi definido sem deixar de cuidar de todas as rotinas e obrigações que já possuo.
E por mais que aqui o foco seja falar do processo de priorização, julgo necessário dar um passo adiante. Após os objetivos serem estabelecidos, uma ação que realizo para me ajudar a ter a certeza de que as ações de fato caberão no tempo que tenho disponível é a seguinte: dou um passo a mais e quebro os objetivos em projetos e tarefas. O objetivo disso não é fazer um planejamento muito robusto, com uma definição exata do que vai ser feito e quando, até porque normalmente a realidade não se comporta de acordo com o plano que fazemos. Porém considero importante ao menos fazer um rascunho e uma linha do tempo das ações necessárias para o objetivo ser atingido, levando em consideração principalmente qual tarefa depende de qual e assim encadeando elas.
A partir desse passo a mais, é possível visualizar se é provável atingir o objetivo dentro do prazo estipulado e também entender, olhando para a quantidade de trabalho necessário para a execução de todos os projetos, se segue parecendo viável perseguir os objetivos priorizados. Não é incomum que nesse momento eu decida repriorizar, deixando alguma das iniciativas de fora.
Quando tenho disciplina e paciência para passar por todas essas etapas, e consequentemente pelas discussões geradas nelas, consigo sair com objetivos definidos que são alcançáveis. Se analisar, é um processo relativamente simples que passa por listar as tarefas, iterar a priorização até chegar a uma hipótese de em uma quantidade realizável de objetivos e finalizar quebrando em projetos e tarefas para confirmar essa hipótese. Por mais que seja simples, com certeza não é algo fácil e nem rápido de executar. Demora em torno de 2 semanas para passarmos por esse processo de planejamento dentro da nave. Porém, é um tempo que é muito bem investido, porque nos deixa com um norte claro do que será feito durante os 3 meses seguintes.
Sempre saio desse processo com muita clareza do porquê escolhemos os objetivos que iremos perseguir e o que vamos ganhar ao conseguir completá-los. E além disso, saio com a tranquilidade de ter avaliado o que vamos deixar de fazer e sabendo qual será o impacto dessa decisão no nosso dia a dia.